Olá queridos amigos da Academia. Você que está ansioso para o fim do semestre, não se preocupe, graças ao nosso bom e querido Santo Marombeiro está quase acabando. E como ainda estamos no quase, temos ainda alguns passinhos a dar em nossa caminhada em busca da construção do nosso gran finale: O Trabalho Final. Como já apresentado anteriormente, nosso documento será o Termo que dá Posse ao Reitor de uma Universidade. E nesse segundo momento buscamos desenvolver o formulário que subsidiará nossa análise Diplomática e Tipológica.
Depois de passar o semestre todo lendo textos e mais textos, fazendo análises segundo autores espanhóis, italianos, brasileiros, franceses é chegada a hora de misturar todos esses conhecimentos adquiridos ao longo desses meses e propor a nossa própria análise, é claro que embasada em autores como: Ruipérez, Bellotto, Lopes, Duranti, assim como nos manuais propostos, sobretudo pelos europeus e também de acordo com as nossas humildes opiniões. A partir dessas concepções elaboramos nosso modelo de análise e buscamos explicitar significativamente cada campo a ser analisado. A nossa análise irá se estruturar basicamente da seguinte forma:
Formulário de Análise Diplomática e Tipológica – “Documento para chamar de meu”
Análise Diplomática
-Denominação: Nome do Documento, neste campo é explícita a espécie e a função do Documento. Exemplo: Ata de Registro da 50ª reunião do Conselho Universitário. (ATA = Espécie; Função: Registrar a 50ª reunião do Conselho Universitário).
-Definição: Para que fim é a determinada espécie, e que tipo de utilização tal documento possui.
-Código: Código da série que corresponde ao tipo no plano de classificação. Posição da série dentro do fundo ou do conjunto maior. A especificação do código dependerá da forma de estruturação do plano de classificação. Ex: Um documento de concessão de férias recebe a codificação 024.3 de acordo com o código do CONARQ (que é um modelo mais voltado para os assuntos dos documentos).
-Gênero: Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. Ex.: Textual (um ofício impresso), imagético (uma fotografia), fonográfico (uma música em áudio).
-Suporte: material em que é registrada a mensagem apresenta grande relevância na análise diplomática já que permite ao investigador identificar o material utilizado (papel, papiro, etc.) e, consequentemente, permite conhecer o seu processo de produção, bem como analisar as medidas e os cortes realizados no material a fim de prepará-lo para receber a mensagem.
-Forma: Dispõe sobre o “Estágio de preparação de transmissão dos documentos”. Relata se sua produção é original, cópia, minuta e rascunho.
-Formato: Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos de formato são: folha avulsa, folhas múltiplas, cartaz, planta.
-Espécie: Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Algumas espécies são a carta, ata, termo, contrato, declaração, entre outros
-Linguagem: Dispões sobre o vocabulário e a composição do texto, se o texto é formal ou informal.
- Data: Refere sobre a prescrição de sua produção, o local (data tópica) e o tempo em que foi produzida - cronológica (data do ano, mês, e dia... se possível)
-Protocolo: grupo de elementos documentais que antecede o texto. O Protocolo pode apresentar os seguintes elementos:
1. invocação que, em geral, só ocorre nos atos dispositivos mais antigos;
2. titulação formada pelo nome próprio da autoridade (soberana ou delegada) de que emana o ato e por seus títulos;
3. direção ou endereço parte que nomeia a quem o ato se dirige, seja um destinatário individual ou coletivo e
4. saudação, parte final do protocolo.
-Escatocolo: O Protocolo Final, que apresenta a finalidade de encerrar o documento, composto pelos elementos:
1. subscrição/assinatura , isto é, a assinatura do emissor/autor do documento ou quem o faça por sua ordem;
2. Datação: data tópica referente à forma como está designado no documento o local onde ele foi assinado. E data cronológica, correspondente ao dia, mês e ano;
3. precação onde, por meio de dois elementos (assinatura de testemunhas e sinais de validação, como carimbos e selos), reitera-se a legalidade do documento.
Análise Tipológica
- Denominação Tipológica – Registra o tipo documental, a espécie a função que compõem o documento. EX: Memorando de solicitação de diárias e passagens.
-Autor: Entidade física/jurídica que produziu o documento. Destina-se ao emissor do documento. Para a Análise diplomática e tipológica é imprescindível tal dado para a configuração do caráter orgânico do documento.
- Produtor arquivístico: é aquele que é titular do fundo no qual o documento está inserido de maneira orgânica. Ex: Um ato de nomeação não terá o mesmo contexto dentro do arquivo da pessoa que foi nomeada e do arquivo da instituição da qual passou a fazer parte.
-Destinatário: Entidade física/jurídica a que o documento se destina. Destina-se ao receptor, também possui um caráter importante para a relação orgânica do documento com seu fundo.
-Conteúdo: Abriga o assunto/tema de que se trata o documento, os fins que possui para a sua criação e o que nele aborda. Esse termo por ter um maior caráter subjetivo delimita maior cuidado do arquivista para uma análise correta.
-Legislação: Abriga sobre as regulamentações, normas, leis que se alicerça o documento. Sobre que base jurídica se baseia tal tipo documental. Este item é interessante em entidades públicas para fins de probatórios da veracidade dos documentos produzidos pelo órgão. O documento pode seguir tanto regimentos, leis internas, como também leis externas previstas pelo Poder Público.
-Trâmite: Sequência das diligências e ações (trâmites), prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa até seu julgamento ou solução. Dispõe sobre a organização da produção deste documento, foi elaborado por quem, passado por quem para ser aprovado, recebido por quem, entre outros.
-Função Arquivística: função que o documento desempenha dentro de um arquivo. Está relacionada ao seu valor de probatório. Ex: Uma ata prova as decisões tomadas e os presentes compostos na determinada reunião.
-Função Administrativa: Razão principal da produção documental, para que fim foi produzido. Uma ata por exemplo, é produzida para registro de uma reunião.
-Vigência administrativa: “Qualidade que apresenta um documento enquanto permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições nele contidos”. [Tempo de arquivamento no arquivo setorial.]
-Destinação Final: Destina-se ao a temporalidade do documento, pela avaliação de seu valor secundário, se possui ou não valor histórico, probatório, informativo, determinando se o documento vai ser eliminado ou possuir sua guarda permanente.
-Valores do documento: Estabelece os valores pelo qual possui o documento e se seu caráter é de valor histórico, probatório, fiscal, legal, informativo.
- Autenticidade histórica: Reúne as informações que comprovam que os fatos explicitados no documento realmente convergem com o que aconteceu na realidade. Ex: uma ata para ser autenticamente histórica deve registrar de maneira fiel o que aconteceu em uma reunião, em termos de tempo, espaço e decisões.
-Séries Relacionadas: Designa as séries de documentos relacionadas, que de certa forma, trabalha juntamente com a série prevista, estabelecendo todo o contexto que possuem os documentos arquivísticos. Esta análise torna-se interessante que através deste termo pode relacionar e ligar os documentos para uma melhor compreensão da estrutura orgânica em si.
-Formas de Ordenação: A Disposição dos documentos dentre uma série. Como serão organizados para uma melhor localização e possível recuperação. Estabelece a melhor forma de acordo com o seu usuário, produtor, dependendo da análise do documento previsto. Algumas formas de ordenação são alfabética, cronológica, temática, geográfica, entre outros.
-Acesso: Estabelece a forma de visualização, contato com o documento previsto. Ele pode ser tanto ostensivo, que todos podem visualizar, irrestrito e sigiloso. Esse termo (sigiloso) é aferido por documentos que tem o conteúdo e/ou produtor que não disponibilizam o acesso a todos para não ter compremetimento, também pela prevenção de possíveis alterações por causa da visualização do documento. Dentre os documentos sigilosos, pode-se classificar como confidencial, e dentre os tais contém medidas especiais de acesso.
- Físico: condições de acesso direto ao documento. Reúne as características do grau de preservação a qual se encontra o documento.
- Intelectual: Instrumentos de busca e recuperação da informação que amparem o documento a ser pesquisado;
- Legal: Normatização referente ao grau de sigilo e restrições de pessoas que podem acessar ou não o documento.
Referência Bibliográfica
Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: AAB-SP, Secretaria do Estado Da Cultura, 1996
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Arquivo Nacional, 2005. 232p.; 30cm. – Publicações Técnicas; nº 51
GONÇALVES, Janice. Como Classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 37 p. (Projeto Como Fazer; v. 2)
Bom galera por enquanto é só e apenas isso. Aguardem nosso trabalho final, o Arquivo em Forma promete te surpreender! Rsrsrs. Brincadeira!
Por: Arquivo em Forma
