Suplemento 07 - Classificação - Parte 02

Suplemento 07 - Classificação - Parte 02

Olá galera, tranqüilidade? Esse suplemento é um gás a mais para o desenvolvimento de nossos pensamentos a respeito da classificação, principalmente a funcional. Como já postado por nossa colega em outra ocasião, essa é uma importante fase no desenvolvimento das atividades arquivísticas dentro de cada Instituição. Neste segundo momento, buscarei através do plano de Classificação dos Arquivistas do Estado de São Paulo ir um pouco adiante com esta discussão. Imaginem vocês que o Suplemento 06, funciona como suas séries de exercícios aeróbicos e que agora o treino tornar-se-á ainda mais pesado, com foco no fortalecimento dos conceitos que já começam a se organizar em sua “caixola”...

Iniciemos então com a parte mais complexa: a teoria. Como passo inicial quero levantar os pressupostos básicos para a elaboração de um plano de classificação. Como aponta Sousa em: Arquivística - Temas Contemporâneos, para uma organização efetiva dos documentos de um fundo de arquivo, far-se-á necessário um amplo processo de pesquisa que deverá partir de diálogos da Arquivística com outras Disciplinas e objetivar levantar os seguintes elementos:

·        A história organizacional da Instituição: criação, extinção, relacionamento com outras organizações e vinculações hierárquicas. Observemos que esta é uma análise sob um viés voltado para o aspecto macro da Instituição, buscando compreender sua história, suas relações externas e sua inserção sob um ponto de vista ”mais voltado para o coletivo”.

·        A organização na sua individualidade: a missão, a estrutura, os procedimentos formais e informais, as funções e atividades. Estes são processos que diretamente se interligam a razão de ser da instituição, é onde podemos destacar a maior parte da produção documental e parte fundamental para o entendimento de uma análise voltada para as tipologias;

·        Por fim, é necessário buscar entender os documentos que foram acumulados: buscar entender as tipologias como decorrência natural das funções atribuídas a uma organização ou entidade;

Para observarmos de forma mais clara esses posicionamentos e buscarmos entender, sobretudo, os processos naturais de criação das tipologias, dentro das instituições, podemos estabelecer a seguinte estrutura de análise para o desenvolvimento da classificação (Estrutura a baixo). Não demandando, porém uma análise isolada de cada uma dessas fases, mais pelo contrário, uma análise voltada para estabelecer os fluxos documentais e as vinculações que dão sentido aos documentos tanto para o produtor como para aqueles potenciais usuários destes documentos.

Dessa forma poderíamos considerar a Instituição como titular de uma missão específica, que para o cumprimento direto desta seriam desenvolvidas funções que representariam a área fim da mesma, e funções ligadas aos meios utilizados para o atendimento da missão  Institucional (área-meio).  Dentro desses apontamentos e como destacado inicialmente optei por exemplificar através do modelo de classificação proposta pelos Arquivistas do Estado de São Paulo, que estão fielmente ligados a esta estruturação aqui destacada. Veja o exemplo a baixo:

E os músculos, como estão até agora? Tudo dolorido já? Pois é, amigos de supinos e halteres observem que esta proposta de classificação dos Arquivistas do Estado de São Paulo, busca trazer de forma clara o verdadeiro sentido de uma análise tipológica. A hierarquia existente, observem que não é entre departamentos ou coisa parecida e sim de funções e atividades, que são o que verdadeiramente motivam a criação dos documentos.

       Além das funções observem o enfoque dado para as espécies, que ao contrário do Conarq são consideradas separadamente. Para a elaboração de um plano que aborde este detalhamento todo de funções realmente são precisos muitos treinos, meus caros, e muito esforço também. O desgaste pode até ser grande, mais no final com certeza vale muito a pena. Pensem na emoção, de você como futuro Arquivista chegar em uma Academia, grade é claro, e ver que ela possui um programa de gestão documental ...e mais!!! Uma classificação assim:

È...Infelizmente isso fica apenas no campo das idéias, já que nem mesmo nos nossos queridos Arquivos públicos observamos isso com muita freqüência. Mais quem sabe daqui a uns anos? Nada é impossível, nem mesmo perder 300 quilos, ganhar 50 centímetros de braço ou até mesmo casar com um príncipe, como sonham a maioria das meninas. Tudo isso vai depender dos meios que você utilizará e da forma como você desenvolverá os processos até o alcance de seu fim maior. Só tome cuidado para a não desenvolver distúrbios alimentares, para os anabolizantes não te deixarem sequelas e para não se confundir e ao invés de príncipe escolher um sapo!!!

Por enquanto é só... Agora, lá vamos nós para nossa luta diária em busca da boa forma!!!

Referência:

IRANELLI, Humberto Celeste; SANTOS, Vanderlei Batista dos; SOUSA, Renato Tarciso Bardosa de. Arquivística Temas Contemporâneos: Classificação, Preservação Digital e Gestão do Conhecimento. 3 ed. Distrito Federal: SENAC DF, 2009. 223 p.

Por: Márcio Lima