Suplemento 02 - Ciclo Documentário, Tipologia e Diplomática

Suplemento 02 - Ciclo Documentário, Tipologia e Diplomática

Vale muito a pena ler e opinar...Neste segundo momento objetarei relacionar as sete funções Arquivísticas, definidas por Rousseau  e Couture (1998), com os processos de Análise Diplomática e Tipológica, assim como identificar nesses processos como e quando cada uma dessas funções podem se fazer presentes. As sete funções Arquivísticas formam o Ciclo Documentário dos documentos de Arquivo.

Mais o que viria a ser Ciclo Documentário?

O Ciclo Documentário constitui-se de uma série de procedimentos direcionados ao documento ao ingressar em uma unidade de informação, seja ela uma biblioteca, um centro de documentação ou um arquivo. São etapas bem definidas que partem dos processo de criação do documento até chegar a disponibilização propriamente dita ao usuário final. O ciclo documentário da INFORMAÇÃO busca representar o conhecimento através de seis etapas: produção de conhecimento, registro, seleção e aquisição, organização da memória documentária, disseminação da informação e assimilação.

Agora que ficou definido o conceito de Ciclo Documentário da Informação podemos partir para o ciclo documentário aplicado na Arquivologia. As sete funções arquivísticas, representam justamente os passos que cada documento segue ou pelo menos deveria seguir no transcorrer do desenvolvimento das atividades para que foram criados. As funções arquivísticas divididas em produção, classificação, avaliação, descrição, conservação/preservação, aquisição/recolhimento e por fim difusão/ acesso nos permite traçar pontos comuns com o ciclo geral da Informação. De forma resumida podemos apontar a gênese, a organização, a comunicação e a recuperação como objetos presentes em ambos os ciclos.

Buscando identificar a presença da Diplomática e da Tipologia em cada uma dessas funções, podemos dentre outros aspectos destacar que:

1 – Gênese/ Produção: 

Como todos sabem os documentos nascem para cumprir uma função específica no desenvolvimento de uma atividade. Podemos apontar que dentro de uma instituição, existirá um propósito maior o qual corresponderá a sua área fim (missão), subordinadas a este propósito maior estarão às funções que desenvolve seguidas das atividades que são realizadas em prol desse “fim maior”. O desenvolvimento dessas atividades será o que demandará a produção de documentos.

Ao nascerem os documentos têm definidos: Seu Suporte, seu Gênero, sua Forma, seu Formato, dentre outras características diplomáticas (não necessariamente significando que não haja modificações dessas características). Além disso, como aqui já destacado, a função para a qual é criado é de fundamental importância para que se possa definir a Tipologia deste documento, já que a espécie também pode ser identificada na gênese. A produção é também o passo inicial do trâmite pelo qual esse documento passará, além disso, é o momento em que se atribui uma identificação temporal (através da data – tópica e cronológica), assim como sinais de validação que são atribuídos a esse documento.

2 – Classificação

A classificação buscará inserir o documento dentro da estrutura administrativa da instituição de acordo com a funções que esta desenvolve. É o momento em que tenta-se atribuir aos documentos uma organização que segue a estrutura organizacional (organograma) da instituição no qual se inserem. Alguns autores, defensores da arquivística integrada, defendem que este é um processo que deve ocorrer na gênese. Todos concordam, porém, que a forma como serão classificados os documentos está diretamente relacionada a função para que este fora criado.

É no processo de classificação, onde buscar-se-á garantir a organicidade dos documentos, através da inserção destes em um fundo documental diretamente ligado a missão institucional e as funções para que fora criado. Neste momento é importante identificar o assunto do documento, a função, atividade, a proposta, a motivação para que fora criado. O modelo de classificação a ser adotado, dependerá da forma como se organiza a instituição e da forma como a informação será demandada. A espécie, a função, os vários gêneros são todos aspectos a serem considerados e amparados por esta etapa.

3 – Avaliação

É o momento em que os documentos serão analisados com o objetivo de se definir a destinação que terão, isso de acordo com o valor que possuem. É importante destacar que um documento pode nascer com sua destinação definida, porém, um documento no decorrer de seu tramite pode facilmente adquirir valores diversos daqueles presentes no momento de sua criação. A avaliação definirá o prazo de guarda dos documentos, através de uma análise coesa de seus conteúdos Informacionais e dos dispositivos legal que são estabelecidos.

No momento da avaliação será importante analisar algumas características que impliquem na guarda de documentos de fato importantes. A autenticidade também deverá ser considerada, assim como a forma que assume o documento. Cópias de documentos, por exemplo, não necessariamente precisam ser guardadas.  

4 – Descrição

Podemos dizer que é um processo que reunirá as principais características do documento.  Para a elaboração de uma descrição de fato efetiva, far-se-á necessário identificar tanto as características diplomáticas como as tipológicas. O documento deverá ser descrito tanto sob o ponto de vista de suas características extrínsecas, como intrínsecas, além de uma identificação com pontos mais abrangentes. Este é um processo que deve ser desenvolvido com fins no desenvolvimento de instrumentos de pesquisa e por isso deve ser pautada nas demandas dos usuários (internos e externos) e para isso será necessário uma análise tipológica criteriosa.

A partir desta análise, será possível não apenas ficar restrito ao conteúdo de um documento específico, assim como, a elaboração de linguagens documentárias (vocabulários controlados) e referenciar de forma cruzada os documentos, criando teias de relacionamento de informações.

5 – Conservação

É importante não apenas por conta do valor que guardam os documentos. Os processos de conservação também influenciarão na garantia de um documento autentico e verídico, genuinamente arquivístico. Serão atribuídos tratamentos específicos de acordo com o suporte que assumem os documentos e de acordo com a avaliação anteriormente feita sobre ele.

6 – Aquisição/ Recolhimento

Podemos apontar que é uma parte fundamental no trâmite. Pois em se tratando de Arquivos do Poder público, pode-se dizer que é o momento em que os documentos deixam os órgãos onde forma criados e passam a ser custodiados pelos Arquivos Públicos. É o momento que o documento passa a ser demandado, principalmente por pessoas que não aquelas que o criaram e é um processo que diretamente relaciona-se com os outros aqui já destacados.

7 – Difusão/ Acesso

Deverá ter o usuário como foco e por isso é importante uma descrição e análise diplomática e tipológica eficiente, para que possa ser disponibilizada informações de fato coexistentes com as demandas dos usuários. O acesso deverá ser dar tanto sob o ponto de vista físico, como legal e intelectual.

O acesso físico liga-se diretamente com a preservação do documento, garantindo ao usuário preservação dos suportes e consequentemente das informação que neles se encontram registradas. A questão legal está ligada ao sigilo que cada documento demanda, ou seja, o acesso deverá está amparado por lei que definirá ou não o que deverá ser sigiloso. E por fim o acesso intelectual está ligado aos instrumentos desenvolvidos para a recuperação da informação e a usabilidade destes por parte dos usuários.

·        Podemos perceber que em todos os momentos existe um “pedacinho” da diplomática ou da tipologia envolvidas no fluxo dos documentos dentro das instituições. O que nos resta é saber utilizar as facetas disponibilizadas por estes campos de estudo no desenvolvimento de nossas competências como profissionais Arquivistas. Espero que tenham gostado e aguardo comentários!

Até a aula logo mais, agora vou exercitar um pouco o corpo!!!

Por: Márcio Lima