Aula 06/05 - CEDOC

Aula 06/05 - CEDOC

Na sexta-feria passada em mais um de nossos dias de aulas na "Academia" foram propostos alguns exercícios que nos fizeram suar a camisa e por as mãos na massa (documental). Em uma verdadeira maratona de sobe e desce escadas foram propostas duas atividades: a primeira consistia em responder um questionário através de um levantamento de informações que se deu sem a ciência das perguntar que a posteriori seriam respondidas e a segunda atividade foi algo mais light, foi proposta uma análise de várias espécies documentais, como já vem feito desde o início de nossas malhações da sexta a noite.

Vamos então por parte, a primeira atividade levantava alguns questionamentos que debatemos em grupo e de acordo com o que já havia sido coletado chegamos as seguintes respostas:

A primeira pergunta pedia que listássemos as espécies documentais existentes no Centro de Documentação da Universidade. Conseguimos observar os seguintes:

·        Atos

·        Memorandos

·        Atas

·        Dossiês

·        Processos

·        Ofícios

·        Circulares

·        Projetos

·        Convênios

·        Relatórios

·        Instruções

·        Convites

·        Manuais

·        Cartas

·        Pareceres

·        Deliberações

·        Cronogramas

A segunda questão foi além, pediu que fossem especificadas as funções de cada espécie. Não necessariamente nessa ordem, conseguimos identificar as seguintes:

·        Comunicação (interna e externa)

·        Registrar reuniões

·        Instruir padrões

·        Normatizar

·        Registrar o desenvolvimento de atividades

·        Dentre outras.

E os tipos documentais? Quais são?

·        Atos da Reitoria

·        Processos Judiciais

·        Processos de Material

·        Processos de RH

·        Processos Financeiros

·        Processos de Patrimoniais

·        Cronograma de Eventos

·        Memorandos de pedidos e comunicados diversos

E como o grupo relacionou as séries Documentais do Arquivo do CEDOC com as fases do ciclo de vida dos documentos, de acordo com a teoria das três idades?

Para a fase corrente estabelecemos os seguintes documentos: Processos Administrativos de compras, de pedidos diversos, financeiros, Cronogramas de Eventos, comunicações diversas.

Para a Intermediária: Processos relativos a pessoal (pedidos de aposentadoria, planos de saúde, de admissão, demissão etc.), processos relativos a prestação de serviços, folhas de ponto etc.

Para a Permanente: Atos da Reitoria, Atas de reuniões, manuais, Processos Judiciais, Regimentação Interna, Manuais etc.

Como sugerir um plano de classificação?

Nesse tópico sugerimos uma proposta simples, igual a já aqui sugerida em outra oportunidade. Acreditamos que para a elaboração de algo mais aprofundado faz-se necessária uma maior investigação da documentação, assim como, das normatizações da universidade e de outros assuntos que devem ser observadas. O plano proposto em outro momento é esse...

Plano de Classificação

1.      Administração

1.1  – Organização e funcionamento

1.1.1        -Regimento Geral da UnB

1.2– Reunião do Conselho da Administração

1.2.1 – Atas e Atos

1.3 – Reitoria

1.3.1 – Atos da Reitoria

        1.4 – Prefeitura do Campus

1.4.1 – Atas e Atos (incluem instruções normativas, resoluções, deliberações)

1.5  -Modernização Administrativa

1.5.1 - Projetos, Planos, Estudos, Planejamento Estratégico e Similares

        1.5.1.1 – Reestruturação Administrativa

1.5.1.2 - Plano de Desenvolvimento Institucional

2.    Recursos Humanos

2.1   – Legislação referente à pessoal (Instruções normativas, procedimentos padrões e dispositivos diversos referente a pessoal)

2.2  – Fluxo e Movimentação de Pessoas

2.2.1        – Recrutamento e Seleção

2.2.1.1  – Nomeação

2.2.1.1.1 – Apresentação de Servidor

                           2.2.2 – Designação, Redistribuição, Readaptação e Reintegração

                     2.2.2.1 – Designação 

  3 – Conselho de Ensino. Pesquisa e Extensão

        3.1 – Reuniões do Conselho

        3.2 – Promoção de Atividades de Ensino, Pesquisa e Extensão

                3.2.1 – Eventos Universitários

                        3.2.1.1 - Programação

O que poderia mudar? Ser implantado?

·        Classificação dos documentos da fase intermediária;

·        Mais integração com outros setores da Universidade;

·        Estabelecimento de uma política arquivística de fato consistente e posta em prática;

·        Resolver barreiras que ainda existem quanto a eliminação de documentos.

Qual foi a fonte de informação mais importante?

Para análise dos documentos consideramos as observações realizadas pelos membros do grupo.

Para conhecer a estrutura e história do CEDOC entrevista com a diretora, Tânia.

Observações:

·        A segunda atividade foi entregue em sala *KIM*;

·        Consideramos uma análise bem geral para a realização da atividade já que o tempo foi curto.